Evidența parcului auto la o firmă mică: ce termene urmărești (ITP, RCA, rovinietă, revizii) și cum le ții

La o firmă cu două dube și un camion, actele nu expiră în aceeași zi. ITP-ul uneia cade în martie, RCA-ul alteia în iulie, iar revizia vine după kilometri. Mai jos e lista termenelor pe care le urmărești pe fiecare vehicul, cu intervalele din lege, un tabel Excel minim și momentul în care tabelul nu mai ține pasul.

Ce termene urmărești pe fiecare vehicul

Termenul	Pe ce vehicule	Cât de des	Temeiul
ITP	marfă până la 3,5 t (dube)	la 1 an; prima la 2 ani, dacă a fost nouă la înmatriculare	RNTR 1, art. 5 alin. (3) lit. b) pct. v) și alin. (4^2)
ITP	marfă peste 3,5 t, remorci și semiremorci peste 3,5 t	la 1 an	RNTR 1, art. 5 alin. (3) lit. b) pct. i)–ii)
ITP	autoturisme cu cel mult 8 locuri plus șoferul	la 2 ani; la 1 an de la 12 ani vechime; prima la 3 ani, dacă a fost nou	RNTR 1, art. 5 alin. (3) lit. c) pct. ii) și alin. (3^1)
ITP	remorci până la 3,5 t	la 2 ani, cu excepții (mărfuri periculoase: 1 an)	RNTR 1, art. 5 alin. (3) lit. c) pct. iv)
RCA	toate	polița are durata aleasă de tine, între o lună și 12 luni, deci fiecare vehicul are data lui	Legea 132/2017, art. 5 alin. (1)
Rovinieta	persoane și marfă până la 3,5 t	cât ai plătit: o zi, 10, 30, 60 de zile sau 12 luni	Legea 226/2023, art. 4 alin. (1) și art. 5 alin. (2)
TollRo	marfă peste 3,5 t	nu are dată de expirare: se plătește pe distanță	Legea 226/2023, art. 12 alin. (1)
Inspecția tahografului	vehiculele cu tahograf	cel puțin o dată la doi ani, la un atelier aprobat	Reg. (UE) 165/2014, art. 23 alin. (1)
Cardul de tahograf	fiecare șofer, nu vehiculul	valabil cel mult 5 ani	Reg. (UE) 165/2014, art. 26 alin. (6)
Revizia	toate	după kilometri sau luni, cum scrie în cartea de service a producătorului	nu e termen legal
Trusa medicală, stingătorul	toate	data de valabilitate scrisă pe ele	—

Greșeala cea mai des întâlnită la firmele mici e la dubă: mulți o trec în tabel cu ITP la 2 ani, ca pe un autoturism. Duba de marfă de până la 3,5 t face ITP anual; doar prima inspecție, la duba cumpărată nouă, vine la 2 ani. Cum afli data exactă online și ce se verifică la stație vezi în ghidul despre ITP.

Rovinieta sub 3,5 t, TollRo peste

Rovinieta se mai aplică doar vehiculelor de persoane și celor de marfă cu masa maximă autorizată de cel mult 3,5 tone (Legea 226/2023, art. 4 alin. (1)). Ea are o perioadă de valabilitate, deci intră în tabel cu data ei de expirare. Valabilitatea o poți verifica online, la CNAIR (art. 6 alin. (6)).

Pentru vehiculele de marfă de peste 3,5 tone se aplică TollRo, tariful pe distanță (art. 12 alin. (1)), iar rovinietele de camion emise după vechea ordonanță și-au încetat valabilitatea pe 1 octombrie 2026 (art. 24 alin. (2)). În tabel, la camion nu mai ai o dată de rovinietă; urmărești plata pe fiecare cursă. Cum plătești TollRo, pe tichet de rută sau din aplicația CNAIR, e explicat în articolul despre TollRo, iar vinietele și taxele de drum din alte țări în ghidul taxelor de drum pentru camion în Europa. Acolo fiecare țară are perioada ei.

Dubele de 2,5–3,5 t cu tahograf

Din 1 iulie 2026, dubele de peste 2,5 t care fac transport internațional sau cabotaj intră sub regulile de timp de conducere și trebuie să aibă tahograf (Reg. (CE) 561/2006, art. 2 alin. (1) lit. aa)), cu o excepție îngustă pentru transportul în cont propriu. Pentru ele intră în evidență și inspecția tahografului, iar pentru fiecare șofer cardul lui. Cine e obligat și cine scapă e explicat în articolul despre tahograful pe dubă, cardul în ghidul cardului de tahograf, iar ce faci în zilele fără card în articolul despre introducerea manuală.

Tabelul Excel minim: ce coloane pui

Pentru câteva vehicule, un tabel bine făcut e suficient. Varianta care se întreține cel mai ușor are un rând pentru fiecare act, nu un rând pe vehicul cu zece coloane de date. Așa poți sorta totul după data expirării și vezi dintr-o privire ce urmează.

Coloana	Ce scrii	Exemplu
Vehicul	numărul de înmatriculare sau un nume intern	Duba 2
Categoria	autoturism, dubă până la 3,5 t, camion, remorcă	dubă până la 3,5 t
Actul	ITP, RCA, rovinietă, inspecție tahograf, revizie, trusă, stingător	ITP
Data expirării	data de pe act, ca dată, nu ca text	14.03.2027
Zile rămase	formula =D2-TODAY(); în Excel în română =D2-AZI()	calculat
Cine se ocupă	persoana care face programarea sau plata	administratorul
Kilometri	doar la revizie: la ce kilometraj vine următoarea	—
Observații	asigurător, stație ITP, numărul poliței	polița pe 6 luni

• Colorează coloana de zile rămase cu formatare condiționată: galben sub 30 de zile, roșu sub 7 și la valori negative.
• Sortează după zile rămase, crescător, de fiecare dată când deschizi fișierul.
• Schimbă data imediat după reînnoire, în ziua în care ai polița sau certificatul ITP în mână, nu „la sfârșit de lună”.
• Revizia merge după kilometri, deci nu are o dată fixă. Notează kilometrajul la care e următoarea și verifică-l lunar la fiecare vehicul.
• Pune cardurile de tahograf ale șoferilor într-o foaie separată: sunt ale oamenilor, nu ale vehiculelor.

Când nu mai ajunge Excelul

Tabelul nu te anunță; trebuie să-l deschizi tu. Merge cât timp un singur om se uită în el săptămânal. Încep problemele când:

• nimeni nu are sarcina să deschidă fișierul la date fixe și termenele se văd abia la control sau la stația ITP;
• mașina e la șofer, iar tabelul la birou, și cel care vede actele pe bord nu e cel care le reînnoiește;
• circulă mai multe copii ale fișierului (pe email, pe stick), fiecare cu alte date;
• istoricul de service e pe facturi răzlețe, iar la vânzarea mașinii sau la schimbarea service-ului nu-l mai găsești.

Atunci ai nevoie de ceva care trimite singur reminderul înainte de termen și pe care îl ai în telefon. Un program dedicat de flotă face asta, la fel și calendarul telefonului, cu câte un eveniment pe act. Pentru o firmă mică există și varianta de mai jos.

Garajul Digital din aplicația Colegu: mai multe mașini, un singur cont

Colegu, care face și acest blog, are o aplicație web pentru șoferi: app.colegu.eu. O deschizi din browserul telefonului și o poți pune pe ecran ca pe o aplicație. Partea care ține actele se numește Garajul Digital. Ce face pentru un parc mic:

• Mai multe vehicule într-un cont. Adaugi fiecare mașină sau dubă cu numărul ei și treci pe fiecare ITP-ul, RCA-ul (și polițele pentru alte țări), rovinieta cu țara ei, trusa medicală și stingătorul. Permisul de conducere se adaugă separat, cu fiecare categorie și data ei.
• Reminder pe fiecare act: cu 30 de zile, cu 7 zile și cu o zi înainte, apoi în ziua expirării. Dacă actul a expirat și n-ai schimbat data, reminderul vine zilnic, în primele 30 de zile. Îl vezi în aplicație, iar din setări alegi dacă îl primești și pe email, ca notificare pe telefon sau pe amândouă; notificarea pe telefon depinde de permisiunea dată browserului.
• Mașina partajată cu șoferul. Șoferul își face cont și îl adaugi la prieteni în aplicație (îl cauți după email, telefon sau nume, iar el acceptă cererea). Apoi, din pagina mașinii, o partajezi cu el și o vede în contul lui. Retragi partajarea oricând, din aceeași pagină. Reminderele vin însă contului care a adăugat mașina, adică ție.
• Jurnalul de service: revizii, reparații, piese, kilometraj. Istoricul se deschide ca „pașaport de service”, o pagină pe care o tipărești sau o salvezi ca PDF din browser, utilă la vânzare sau la schimbarea service-ului.

Ce trebuie știut: aplicația nu verifică actele la RAR, ASF sau CNAIR. Data o introduci tu, de pe document, iar aplicația ține evidența și trimite reminderele. Ai nevoie de un cont; Garajul e gratuit, cu oricâte mașini și oricâte acte. Cum se pune la punct, pas cu pas, e în ghidul Garajului Digital.

Ce nu ține aplicația

Garajul e făcut pentru actele mașinii și ale permisului. Nu are câmpuri pentru cardul de tahograf, inspecția tahografului, atestatul profesional (CPC), fișa medicală și avizul psihologic ale șoferilor și nici pentru plățile TollRo. Pe acestea le ții mai departe în tabel, în foaia oamenilor. Ce cere fiecare găsești în articolul despre atestatul CPC și în articolul despre fișa medicală.

Mașina nu e pe firmă? Mai ai un act de urmărit

La firmele mici se întâmplă des ca o mașină folosită de firmă să fie pe numele unui asociat sau al unui angajat. Atunci, pe lângă ITP și RCA, ai nevoie și de actul care arată cu ce drept o folosește firma. Ce e contractul de comodat și când îți trebuie la notar vezi în articolul despre comodatul auto.

Întrebări frecvente

Surse

• RNTR 1, Ordinul MTCT nr. 2133/2005 privind inspecția tehnică periodică (art. 5) — Portal Legislativ, citit pe 02.11.2026
• Legea nr. 226/2023 privind aplicarea unor tarife rutiere, forma consolidată (art. 4, 5, 6, 12, 24) — Portal Legislativ, citit pe 02.11.2026
• Legea nr. 132/2017 privind asigurarea RCA (art. 5) — Portal Legislativ, citit pe 02.11.2026
• Regulamentul (UE) nr. 165/2014 privind tahografele, text consolidat (art. 23, 26) — EUR-Lex, citit pe 02.11.2026
• Regulamentul (CE) nr. 561/2006 privind timpii de conducere, text consolidat (art. 2 alin. (1) lit. aa)) — EUR-Lex, citit pe 02.11.2026
• Colegu: ghidul Garajului Digital — app.colegu.eu, citit pe 02.11.2026